Ya sea de forma
personal o por cuestiones laborales, cada semana envías decenas o hasta cientos
de correos electrónicos pero, ¿lo estás haciendo bien?
El exdirector general
de Google, Eric Schmidt, y el vicepresidente de Productos de esta empresa,
Jonathan Rosenberg, comparten consejos sobre cómo tener mejores prácticas
cuando mandas un correo electrónico en su nuevo libro How Google Works.
Lee: Google crea un
laboratorio para desarrollar superprocesadores
De acuerdo con un
extracto del libro, publicado por Time en su sitio web, hay ciertas reglas que
debes seguir, te presentamos las recomendaciones de los ejecutivos de la
empresa tecnológica para mandar mails como un profesional.
1- Responde
rápidamente. Debes ser una de esas personas que se dan un tiempo para contestar
los mails de manera pronta y no sólo los de algún grupo en especial, si no los
correos de todos; esto hará que tus colegas te incluyan en discusiones y toma
de decisiones importantes.
Las respuestas pueden
ser cortas, incluso Schmidt y Rosenberg aseguran que la respuesta 'lo tengo'
(got it), es su favorita. Es mejor una respuesta corta a no responder, agregan.
2- Claridad. Para los
colaboradores de Google, en un correo electrónico cada palabra cuenta, pero no
la 'prosa sin sentido', por lo que el mail debe describir el problema de manera
clara y se deben eliminar las palabras que no sean necesarias; aunque esto te
lleve más tiempo.
3- Limpia la bandeja
de entrada. ¿Pasas mucho tiempo viendo tu bandeja de entrada y decidiendo que
correo contestarás a continuación? Es una pérdida de tiempo.
En este caso, la
recomendación es centrarte en leer lo suficiente de un correo para darte cuenta
que no necesitas leerlo o leerlo y actuar de inmediato; con esto, tu bandeja de
entrada tendrá sólo mensajes de 'temas complejos' que merecen más atención y
que puedes atender más tarde.
La meta es una
bandeja de entrada vacía, incluso menos de cinco correos es razonable, de lo
contrario después gastarás tiempo en decidir qué atender de la larga lista.
4- Orden. Los
ejecutivos de Google, recomiendan manejar los correos en orden LIFO (del más
viejo al más reciente).
5- Reenviar
contenido. 'Recuerda que eres un enrutador'. Cuando recibes información útil
considera a quién más le puede servir.
6- Copia invisible.
La recomendación con la función bcc -esconde direcciones a quienes mandaste el
mail- es usarla sólo cuando quieres sacar a alguien de una serie de mails,
informando lo que hiciste en el cuerpo del mail, de otra manera es mejor no
copiarlo.
7- No grites. Si
necesitas gritar o vociferar algo, mejor hazlo en persona; por vía electrónica
es muy fácil hacerlo, apuntan Schmidt y Rosenberg.
8- Seguimiento de
solicitudes. Si mandas un correo electrónico con un elemento al cual deseas dar
seguimiento, cópiate a ti mismo y pon la marca 'seguimiento'. Esto te ayudará a
encontrar y seguir las cosas que no se han hecho.
9- Ayúdate a buscar.
Si recibes algo que piensas que vas a querer ver de nueva cuenta, mándatelo de
nuevo junto con algunas palabras clave que describan el contenido, así será más
fácil de encontrarlo en otra ocasión.
FUENTE: CNN MÉXICO
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